Komunitas masyarakat, instansi, dan pihak swasta yang ingin berpartisipasi untuk dapat mengirimkan surat permohonan partisipasi (proposal) untuk dilakukan evaluasi bersama.
Selanjutnya dilakukan rapat ko'ordinasi dengan instansi terkait PANITIA CFD / TIM HBKB (Dishub, Polda Metro Jaya, DLH, Disorda, Disparbud, KUKMP, Satpol PP, KPBB / CFD Indonesia) bersama partisipan.
Setiap kegiatan partisipan harus memberikan edukasi berwawasan lingkungan. Olahraga dan seni Budaya jika direkomendasikan mengikuti kegiatan HBKB maka harus bersedia mengikuti ketentuan yang berlaku di dalam Pergub / aturan dan siap menerima sanksi apabila melakukan pelanggaran.
Ketentuan dan Persyaratan Partisipasi
- Kegiatan Car Free Day / HBKB hanya diperuntukkan untuk lintasan olahraga, seni budaya dan lingkungan Hidup
- Partisipan dapat Melaksanakan Event yang mendirikan panggung besar hanya diperkenankan di Dalam area Gedung sepanjang Jalur
- Tidak menggunakan kendaraan bermotor pada jalur HBKB sepanjang waktu pelaksanaan, merupakan kegiatan yang bernuansa lingkungan hidup, dan wajib melakukan sosialisasi tentang peningkatan kualitas lingkungan hidup. Tidak diperkenankan jual atau beli produk atau jasa selama kegiatan berlangsung dan melakukan koordinasi dengan penyelenggara.
- Ketika pelaksanaan kegiatan (dan alat pendukungnya) tidak boleh mengganggu jalur busway. Jika melibatkan jumlah massa yang besar, diwajibkan untuk menyampaikan kepada pihak penyelenggara dan membuat surat ijin keramaian di Polda Metro Jaya, demikian pula jika melibatkan sponsorship, diwajibkan untuk menyampaikan kepada penyelenggara dan mengisi data.
- Pihak penyelenggara harus menyampaikan surat resmi kegiatan dr pihak Goverment, bukan surat yang dibuat oleh EO ( event Organizer).
- Tidak diperkenankan menyelenggarakan kegiatan atau menerima dukungan sponsor dari perusahaan rokok atau pabrik tembakau atau perusahaan yang terkait dengan industri rokok dan industri otomotif. tidak diperkenankan memasang materi promosi kegiatan (umbul2, baliho, bendera, LED Big Screen) Untuk kegiatan/acara yang akan digunakan sebagai materi iklan agar dikoordinasikan dengan pelaksana HBKB.
- Wajib menjaga kebersihan sepanjang acara dan menyediakan tempat sampah pada setiap titik acara.
- Turut menjaga keamanan dan ketertiban.
- Tidak ada unsur SARA.
- Tidak berpotensi menimbulkan kerusuhan.
- Tidak diperkenankan mendirikan tenda, panggung, dan atau materi promosi di areal yang dilarang seperti Bundaran HI / atau titik yang sudah ditentukan di setiap kota/wilayah
- Tidak menggunakan sound system dengan kekuatan melebihi 15.000 watt
- Dilarang menggunakan genset di Sekitar alat pengukur kualitas udara
- Menyampaikan resume laporan hasil pelaksanaan kegiatan/acarasebagai bahan evaluasi
*************************************************************************************************************************************************************************************
Contoh Format pengajuan
KOP SURAT
___________________________________________________
Kepada : Tim Kerja HBKB
No :
Perihal : Surat Kegiatan
Dengan Hormat,
Bersama ini kami PT EVENT mengajukan permohonan untuk mengadakan aktivitas, dengan perincian sebagai berikut:
1. Mekanisme :
- Area yang dibutuhkan : Misal :Area Gedung ,,,, dengan sarnavil sekitar 3m x 3m 1 buah . Sound System , Meja / stand Booth
- Peserta : Misal : 1 team terdiri dari 10 orang s/d 500 orang :
- Kegiatan : Misal : Fun walk / Fun run
2. Tempat dan Jadwal pelaksanaan:
- Hari/Tanggal : Minggu ,....
- Waktu : 06.00 WIB - Selesai ( Tentative )
- Lokasi : Gedung ,,,,,,
Demikian Surat pemberitahuan ini disampaikan, untuk dapat direkomendasikan, Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan banyak terima kasih.
Jakarta,….2016
Hormat Kami, ,
Panitia
surat ditujukan kepada Tim Kerja HBKB tingkat Provinsi / Kabupaten /Kota :
untuk materi promosi & Jumlah massa besar juga dapat meneruskan kepada instansi Pajak dan POLDA / Polres setempat
